Finanzen und Organisation

Saisonal schwankendes Geschäft? So kannst du als Gastronom gegenwirken

Nicht nur in Gastro-Betrieben am Strand oder in Skigebieten schwankt der Umsatz saisonal. Auch Berliner Restaurants, Bars und Cafés kennen das Problem. Worauf du achten solltest und wie du am besten damit umgehst, wenn du die Tücken kennst, verraten wir dir hier.

Viele Gastrobetriebe unterliegen im Jahresverlauf saisonalen Schwankungen, die sich natürlich auf den Umsatz und auf die gesamte Planung auswirken – manchmal im positiven, manchmal im negativen Sinne. Daher ist es für Gastronomen wichtig zu wissen, wie sie diesen Schwankungen begegnen können.

Gründe für saisonale Umsatzschwankungen

Ob ein Gastronomiebetrieb von saisonalen Schwankungen betroffen ist oder nicht, und in welchem Ausmaß, ist ein höchst individuelles Thema. Hierbei spielen viele verschiedene Faktoren wie der Standort oder die Betriebsart eine Rolle, ob es sich beispielsweise um ein Restaurant oder um eine Bar handelt. Dennoch beobachten die allermeisten Unternehmen in dieser Branche zumindest kleine saisonale Schwankungen, die sich schlichtweg aus der Verteilung an Ferienzeiten und Feiertagen sowie aus den saisonalen Gewohnheiten der Menschen ergeben. Tendenziell sind im Sommer mehr Personen draußen unterwegs und legen bei ihren Aktivitäten eine Rast im Restaurant ein oder sie ziehen abends um die Häuser. Im Winter kuscheln sich hingegen viele Menschen lieber zuhause auf dem Sofa ein oder sie besuchen eher Weihnachtsmärkte als eine Bar. An den Weihnachtsfeiertagen wiederum gehen zahlreiche Familien zumindest einmal auswärts essen, was einen regelrechten Ansturm im Restaurant bedeuten kann, allerdings nur von kurzer Dauer.

Diese Beispiele haben bereits deutlich gemacht, wie saisonale Umsatzschwankungen aussehen können und wo potenzielle Gründe liegen. Gastronomiebetriebe an touristisch beliebten Standorten merken zudem oft deutlich den Unterschied zwischen der Haupt- und Nebensaison, während sie abseits der Saison vielleicht sogar ganz schließen. Es gibt demnach vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten, allerdings bringen sie auch Herausforderungen mit sich: Je nach Saison muss die Organisation im Unternehmen verändert werden, von der Bestellung der Waren über die Anzahl an Mitarbeitern bis hin zum Angebot auf der Speisekarte. Dies beeinträchtigt die Planbarkeit und gegebenenfalls sogar zeitweise die Liquidität. Wer sich also nicht auf die saisonalen Schwankungen einstellt und lernt, ihnen mit geeigneten Strategien zu begegnen, für den können sie unter Umständen existenzgefährdend werden.

• Ein Blick auf die Zahlen

Regelmäßig werden die Zahlen der Gastronomie in verschiedenen Studien sowie Umfragen ausgewertet – und immer wieder kommen sie zu dem Ergebnis, dass es in vielen Betrieben deutliche saisonale Unterschiede gibt. So kam eine Erhebung aus dem Jahr 2022 zu dem Fazit, dass Juni bis September im betreffenden Jahr die mit Abstand stärksten Monate waren, wohingegen der Oktober bereits zum dritten Mal in Folge einen deutlichen Rückgang mit sich brachte – um bis zu 12,6 Indexpunkte. Einfach ausgedrückt, konnten Gastronomiebetriebe also im Oktober deutlich weniger Speisen sowie Getränke verkaufen; einen ähnlichen Rückgang gab es in verwandten Branchen wie in der Beherbergung. Als potenzielle Gründe werden hierfür die Witterungsbedingungen genannt, die sich vor allem auf typische Urlaubs- sowie Ausflugsorte, aber auch auf gewisse Branchen wie den Verkauf von Speiseeis auswirken. Weitere häufige Gründe für saisonale Umsatzschwankungen sind zum Beispiel

• das Angebot saisonaler oder spezieller Festtagsartikel,

• veränderte Freizeitgewohnheiten je nach Jahreszeit (zum Beispiel Wintersport),

• Verknüpfung mit saisonalen Freizeitaktivitäten (wie dem Getränkeverkauf im Freibad),

• ein Standort in einer touristisch beliebten Region (Haupt- und Nebensaison),

• die Saisonalität von Lebensmitteln oder Getränken, vor allem bei einer kleinen Nische,

• lokale Veranstaltungen, die für mehr oder weniger Besucher als üblich sorgen,

• wirtschaftliche Faktoren, wie bei hochpreisigen Restaurants, wenn die Menschen beispielsweise in der Urlaubszeit großzügiger sind oder kurz vor Weihnachten sparen.

Diese sind nur einige von vielen Beispielen, inwiefern es zu saisonalen Schwankungen in der Gastronomie kommen kann und die Zahlen beweisen, dass diese eher die Regel sind als die Ausnahme. Es sind aber noch zahlreiche weitere Gründe denkbar und häufig spielen mehrere Faktoren zusammen. Es ist deshalb wichtig, dich nicht nur auf allgemeine Erhebungen zu verlassen, wenn es um Zahlen zu saisonalen Schwankungen geht – sondern auch selbst die Zahlen deines Betriebs jedes Jahr zu analysieren und daraus Schlussfolgerungen für die Zukunft zu ziehen. Zudem ist bei der Saisonalität stets Prävention gefragt: Je früher du also die Gefahr von Schwankungen erkennst und auf diese reagierst, desto geringer werden diese schlussendlich ausfallen, sofern du die richtigen Strategien entwickelst. Dazu später mehr

• Chancen und Risiken der Saisonalität

Fakt ist also, dass die meisten Gastronomiebetriebe von der Saisonalität betroffen sind und das gilt mit großer Wahrscheinlichkeit auch für dein Unternehmen. Das muss aber nicht zwingend etwas Schlechtes sein, denn in diesen saisonalen Schwankungen stecken auch Chancen, die es zu erkennen und zu nutzen gilt:

• Flexibilität, indem du lernst, dich und dein Unternehmen auf die saisonalen Schwankungen anzupassen. Dadurch befindet sich der Betrieb sozusagen automatisch in einem ständigen Wandel, der heutzutage für langfristigen Erfolg unverzichtbar geworden ist. Die Saisonalität erhöht also deine Anpassungsfähigkeit und damit auch die Erfolgschancen deines Unternehmens. Mit jeder neuen Saison kannst du etwas Neues ausprobieren und somit auf lange Sicht das optimale Erfolgsrezept entwickeln, anstatt in starren Strukturen zu verharren und dich von der Konkurrenz überholen zu lassen.

• Umsatzsteigerung, denn richtig genutzt, kannst du in der Hochsaison enorme Umsätze generieren und diese verwenden, um in der Nebensaison in dein Unternehmen zu investieren oder einfach zu schließen, wovon beispielsweise deine Work-Life-Balance profitiert. Die Hochsaison zu kennen, für ausreichend Kapazitäten zu sorgen und die höchstmöglichen Preise zu nehmen, wenn die Gäste in „Spendierlaune“ sind, ist somit eine der größten Chancen in saisonalen Betrieben.

• Kundenbindung, die durch saisonale Events, Veranstaltungen, Rezepte & Co aktiv gefördert werden kann. Wer sich also bewusst saisonal ausrichtet und jede neue Saison mit Extras einläutet, lockt dieselben Kunden immer wieder an und macht sie zu treuen Stammkunden. Zudem lässt sich durch solche Veranstaltungen & Co auch die ruhigere Saison überbrücken – schließlich ist es dann in anderen Betrieben ebenfalls ruhiger. Wer sich etwas Besonderes überlegt, genießt also einen Wettbewerbsvorteil.

• Kreativität ist ein weiteres wichtiges Stichwort, dann müssen saisonale Schwankungen kein Nachteil sein. Sie ermutigt dich stattdessen, innovativ zu denken, um immer wieder etwas Neues zu bieten sowie dein Unternehmen weiter zu optimieren – und dadurch den langfristigen Erfolg zu sichern.

Auch, wenn saisonale Schwankungen eine Herausforderung sind, solltest du sie demnach als Chance begreifen, um dein Unternehmen zum maximalen Erfolg zu führen. Daran kannst du sowohl beruflich als auch privat wachsen und so manche Risiken präventiv eliminieren. Auch diese können jedoch durch Saisonalität entstehen, falls du sie nicht rechtzeitig oder richtig „einplanst“. Zu diesen Risiken gehören zum Beispiel:

• Ein saisonaler Umsatzrückgang, der die Liquidität beeinträchtigen kann, falls du ihn nicht konkret eingeplant hast. Deshalb ist es wichtig, frühzeitig und richtig zu kalkulieren, um eventuelle geringere Einnahmen in der Nebensaison abzufangen und die „schwächeren“ Zeiträume problemlos zu überbrücken – eben durch die erwähnten Mehreinnahmen in der Hauptsaison.

• Personelle Herausforderungen, denn je nach Saison besteht ein höherer oder geringerer Bedarf an Mitarbeitern. Sie allerdings wünschen sich ebenfalls Planbarkeit und finanzielle Sicherheit. Eine flexible Personalplanung sowie Fokussierung auf die Mitarbeiterbindung ist daher wichtig, indem beispielsweise in den ruhigeren Zeiten Überstunden abgebaut werden. Aber auch die Saisonarbeit ist diesbezüglich eine potenzielle Lösung; dazu später mehr.

• Im Lager können ruhigere Zeiten zu überflüssigen Kosten führen, wenn zu viele oder die falschen Waren gekauft werden. Sie müssen daraufhin zusätzlich eingelagert oder sogar ungenutzt entsorgt werden. Deshalb muss die Saisonalität auch im Lager berücksichtigt werden, um vorausschauend zu planen und somit zwar alles Notwendige vorrätig zu haben, allerdings ohne (zu viel) Überschuss, um eine Verschwendung zu vermeiden.

• Konsistenz hinsichtlich der Qualität von Speisen und Service, trotz personeller Herausforderungen sowie einer verringerten Lagerhaltung. Solche Faktoren können ansonsten zu einer sinkenden Qualität in der Nebensaison führen und sich dadurch auch negativ auf die Hauptsaison auswirken. Denn wer einmal eine schlechte Erfahrung im Restaurant gemacht hat, wird nicht zurückkehren und gegebenenfalls sogar den Ruf des Unternehmens negativ beeinflussen, beispielsweise durch schlechte Rezensionen oder Mundpropaganda.

Saisonale Schwankungen sind somit Chance und Risiko zugleich. Sie können aber gemeistert werden, indem du sorgfältig sowie frühzeitig planst und die betrieblichen Strukturen auf die saisonalen Unterschiede ausrichtest – und zwar auf allen Ebenen. Dadurch ist dein Gastronomiebetrieb in der Lage, sich immer wieder an veränderte Umstände anzupassen und flexibel zu reagieren, was dir den langfristigen Erfolg sichert. So viel zur Theorie. Wie aber können solche Strategien in der Praxis aussehen?

Ungenutzte Räume schließen

In größeren Gastronomiebetrieben gibt es oft einen sehr großen Speisesaal oder mehrere Gasträume. Sinnvoll ist dann, diese teilweise zu schließen, beispielsweise durch optische Tricks wie Raumtrenner. Das bringt einerseits den Vorteil mit sich, dass das Lokal weniger leer wirkt, wenn Gäste in der Nebensaison kommen. Neben diesem psychologischen Effekt bringt das Schließen von Räumen oder ganzen Theken andererseits Kosteneinsparungen für Strom, Heizung sowie Personal mit sich. Auch verbessert sich der Service, denn dadurch werden die Laufwege kürzer und es ist für die Kellner einfacher, den Überblick über das Geschehen zu behalten.

Die Gäste verlangen nach Frische, also muss man erfinderisch in der Lagerung sein.

Die Lebensmittelvorräte auf den Betrieb abstimmen

Wie vorab erwähnt, gehört die Verschwendung zu den größten Risiken bei saisonalen Schwankungen in der Gastronomie. Denn so werden je nach Saison unterschiedliche Mengen an Lebensmitteln, Getränken und Co benötigt. Allerdings ist die Vorratshaltung notwendig, um den Gästen alle Wünsche erfüllen zu können. Auch diesbezüglich gibt es jedoch Lösungsmöglichkeiten: Die Speisekarte kann in der Nebensaison kleiner gehalten werden, um insgesamt weniger verschiedene Lebensmittel auf Vorrat haben zu müssen. Sinnvoll sind dann vor allem Speisen, deren Zutaten gut gelagert werden können, gegebenenfalls auch über einen langen Zeitraum hinweg. Das Tiefkühlen ist dabei eine Option, denn Tiefkühlware gibt es mittlerweile auch in hoher Qualität und sie bleibt über einen langen Zeitraum frisch – dennoch steht sie bei Bedarf jederzeit zur Verfügung und ist schnell aufgetaut. Tiefkühlware ist demnach eine simple Lösung mit zahlreichen Vorteilen, um die Lebensmittelvorräte in saisonal schwankenden Gastronomiebetrieben ganzjährig sowie wirtschaftlich zu sichern und dadurch auch in der Nebensaison eine ausreichend große Auswahl an qualitativ hochwertigen Speisen zu bieten.

Die Liquidität gewährleisten

Eine gute Liquiditätsplanung ist das A und O, um durch saisonale Schwankungen nicht in wirtschaftliche Probleme zu geraten. Genau deshalb ist es so wichtig, die Umsatzschwankungen in deinem Betrieb zu analysieren, zu verstehen und für die Zukunft einzuplanen. So kannst du bessere Zeiten nutzen, um schlechtere Zeiten zu überbrücken, ohne dadurch die Liquidität zu gefährden. Dein erster Blick sollte daher auf die Umsatzzahlen führen, um das Budget für den jeweiligen Monat an den Schwankungen auszurichten. Im nächsten Schritt gilt es, diese Erkenntnisse auf alle Geschäftsbereiche anzuwenden, von der Lagerhaltung bis zur Personalplanung. Durch einen solchen ganzheitlichen Ansatz bleibt die Liquidität in aller Regel auch in der Nebensaison gewährleistet – gegebenenfalls kann der Betrieb sogar zeitweise geschlossen werden. Ist dies allerdings nicht der Fall, so müssen andere Strategien entwickelt werden, um die schwächere Saison abzufangen. Das ist häufig bei jungen Unternehmen notwendig, die noch nicht ausreichend finanzielle Rücklagen haben. Dann können Kredite oder eben Kosteneinsparungen eine Lösung sein. Wichtig ist demnach, realistische Prognosen zu treffen, passende Lösungen zu suchen und aus den Erfahrungen zu lernen, um Jahr für Jahr die Liquiditätsplanung zu optimieren.

Arbeitsmodell und Lohn flexibel halten

Mit den Kosteneinsparungen ist ein weiteres wichtiges Stichwort gefallen. Diese betreffen nicht nur Faktoren wie die Lagerhaltung oder Einsparungen bei den Strom- und Heizkosten. Das Personal ist ebenfalls einer der größten Kostenpunkte im Unternehmen und dementsprechend ist es sinnvoll, in vielen Fällen sogar notwendig, die saisonalen Schwankungen auch bei der Personalplanung zu berücksichtigen. Dies muss nicht zwingend bedeuten, Personal in den ruhigeren Zeiten zu entlassen – denn dann kann es schwierig werden, für die nächste Hochsaison wieder gute, motivierte und loyale Mitarbeiter zu finden. Zudem müssten diese stets neu eingelernt werden und das Teambuilding würde von vorne beginnen. Stattdessen sind flexible Arbeitszeitmodelle und Lohnkonzepte eine bewährte Lösung: Sie erlauben es, flexibel auf den jeweiligen Personalbedarf zu reagieren und dadurch in ruhigeren Zeiten die Kosten zu reduzieren. Damit dies gelingt, ist eine transparente Kommunikation mit den Mitarbeitern wichtig, um gemeinsam sinnvolle Lösungen zu entwickeln und ihr Verständnis zu erlangen. Auch sie können schließlich von den saisonalen Schwankungen profitieren, indem sie beispielsweise zur Hochsaison gut verdienen und dadurch in der Nebensaison einen langen Urlaub machen können.

Saisonarbeiter einstellen

Eine weitere Möglichkeit, um personelle Herausforderungen durch saisonale Schwankungen zu stemmen, ist die Saisonarbeit. Diese bringt den Gastronomiebetrieben die notwendige Flexibilität, allerdings gilt es hierbei arbeitsrechtliche Besonderheiten zu beachten. Und nicht nur der finanzielle Aspekt ist bei dieser Entscheidung relevant, denn die Saisonarbeit bringt noch weitere Herausforderungen mit sich: Die Arbeitskräfte müssen trotz kurzer Einsatzzeiten angemessen geschult und eingearbeitet werden. Zudem kann es schwierig werden, ein „Wir-Gefühl“ im Team sowie eine Identifikation mit dem Unternehmen zu erreichen, wenn die Mitarbeiter von Vornherein wissen, dass sie nur für kurze Zeit aushelfen. Dennoch birgt die Saisonarbeit große Chancen, vor allem bei stark saisonalen Betrieben. Wichtig ist dann nur, diese richtig zu planen und zu organisieren, damit alle Beteiligten von dem Modell profitieren und eventuelle Konflikte oder rechtliche Stolpersteine vermieden werden.

Im Restaurant kann es in der Hochsaison schon mal teurer werden.

Die Preise anpassen

Auch die Preisgestaltung ist ein wichtiges Thema, wenn du merkst, dass dein Unternehmen saisonalen Schwankungen unterworfen ist. Erneut steckt hierin eine Chance, die es zu erkennen und zu nutzen gilt. Denn in der Hochsaison sorgt die höhere Nachfrage auch für die Bereitschaft, höhere Preise zu bezahlen. Diese können genutzt werden, um wirtschaftlich schwächere Zeiten zu überbrücken. Deshalb erhöhen viele Hotels, Restaurants und Co in der Hauptsaison ihre Preise und auch die Trinkgelder fallen oftmals höher aus, wenn sich die Gäste beispielsweise gerade im Urlaub befinden oder wenn sie sehen, wie beschäftigt die Servicekräfte sind. Allerdings können Preiserhöhungen die Loyalität von Stammkunden gefährden, wenn diese merken, dass die Preise an die Saison angepasst werden. Daraufhin kommen sie vielleicht nur noch in der Nebensaison; wenn überhaupt. Preisanpassungen sind daher ein Balanceakt, der durch Kreativität gelöst werden kann. So können beispielsweise bei den „Klassikern“ auf der Speisekarte, die ganzjährig angeboten werden, die Preise konstant bleiben, während Spezialangebote in der Hauptsaison etwas teurer gestaltet werden. Kreativität ist somit auch in diesem Fall der Schlüssel zum Erfolg, um das Meiste aus der Hochsaison herauszuholen, ohne Kunden zu verlieren.

Den Betrieb attraktiver machen

Damit ist ein letztes wichtiges Stichwort gefallen, nämlich Kreativität. Sie hilft auch in der Nebensaison dabei, den Betrieb attraktiver zu machen und dadurch wirtschaftliche Schwankungen abzumildern. Sonderangebote oder spezielle Aktionen, die Besucher in das Restaurant locken, sind dafür typische Strategien. Dazu können saisonale Gerichte auf der Speisekarte gehören, aber auch Live-Veranstaltungen oder ein Zusammenschluss mit anderen Unternehmern beziehungsweise mit Künstlern, um gemeinsam mehr Leute anzulocken. Zudem lohnt es sich, jetzt speziellere Zielgruppen anzusprechen, wie Unternehmen, die eine Location für Firmen- oder Weihnachtsfeiern suchen – um nur eine von vielen Ideen zu nennen. Die Optimierung des (Online-)Marketings und die Nutzung sozialer Medien können jetzt also dazu beitragen, die Sichtbarkeit des Betriebs zu erhöhen.

Fazit

Die Bewältigung saisonaler Schwankungen erfordert ein hohes Maß an strategischer Planung, Flexibilität und Kreativität seitens der betroffenen Gastronomiebetriebe. Hierbei stoßen sie sicherlich auf eine ganze Reihe an Risiken sowie Herausforderungen – allerdings dürfen sie dabei auch die Chancen nicht aus dem Blick verlieren. Indem sie nämlich proaktiv auf diese Herausforderungen reagieren und frühzeitig die richtigen Maßnahmen ergreifen, können sie ihre Erfolge maximieren und die Auswirkungen von saisonalen Schwankungen auf den Betrieb minimieren. Die Fähigkeit, sich schnell an wechselnde Bedingungen anzupassen, viel Kreativität sowie eine gute Planung sind dabei entscheidend, um langfristig erfolgreich zu sein und trotz oder gerade wegen saisonaler Schwankungen beste Zukunftsperspektiven zu genießen.

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