Ganz Berlin ist eine Event-Location
Ob Party wie in den Goldenen Zwanzigern in Clärchens Ballhaus oder Produktpräsentation mit anschließendem Catering in einem Tagungsraum auf dem Messegelände: Für Firmen und Privatpersonen gibt es unzählige Möglichkeiten, in Berlin eine tolle Veranstaltung auf die Beine zu stellen. Das Berliner Convention Office zählte 2019 insgesamt 372 Veranstaltungsstätten in und 66.850 Veranstaltungen im MICE-Bereich in der Stadt.
Doch gerade im geschäftlichen Bereich dürfen keine Fehler bei der Organisation passieren. Die Teilnehmer einer privaten Hochzeitsfeier mögen es noch verzeihen, wenn das Menü im gewählten Restaurant eher durchwachsen schmeckt oder der Alleinunterhalter schief singt.
Doch Firmen, die Geschäftskunden aus dem In- und Ausland bewirten und auf Bestellungen und neue Kontakte hoffen, müssen professionell und kompetent wirken. Gerade sie sollten darum unbedingt mit einer Eventagentur zusammenarbeiten, die sich um sämtliche Aspekte der Veranstaltung von der Wahl der passenden Location bis zum Goodie Bag für die Teilnehmer kümmert. Dies bedeutet für den intern in der Firma mit der Organisation beauftragten Mitarbeiter die Suche nach der richtigen Eventagentur.
Hier lassen sich Eventagenturen in Berlin finden
Junge Unternehmen, die noch nicht mit einer Eventagentur zusammenarbeiten, oder Firmen, die nach einer Enttäuschung wechseln wollen, können sich im Internet auf die Partnersuche machen. Erste Anlaufstellen könnten der Meeting Guide Berlin oder das offizielle Hauptstadtportal sein, das eine ganze Linksammlung mit nach Anlässen geordneten Eventagenturen zusammengestellt hat. Natürlich ist es schwer, aus einer solchen Liste einige Kandidaten herauszufiltern. Darum sollte zunächst der eigene Bedarf ermittelt werden. Ein kleines Start-Up, das die 20 wichtigsten Kunden zu einer Weihnachtsfeier einladen möchte, hat andere Ansprüche als das global tätige Unternehmen, das ein neues Produkt weltweit lancieren möchte und dazu 500 Kunden aus aller Welt nach Berlin einfliegen lässt.
Gerade bei großen Veranstaltungen ist es wichtig, eine international aufgestellte Eventagentur in Berlin zu finden, die Einladungen und Informationsmaterial auch in Englisch und eventuell anderen Sprachen zusammenstellt oder Übersetzer für ausländische Gäste organisieren kann. Wichtig ist natürlich auch, dass die Eventagentur tatsächlich in Berlin ansässig ist und über ein gutes Kontaktnetzwerk verfügt. Sie kann zum Beispiel eine ungewöhnliche Location arrangieren oder hat die Durchwahl eines gefragten DJ aus der Berliner Clubszene.
Ein wichtiges Kriterium: Website und Social Media der Eventagentur
Eine gepflegte aktuelle Website ist die Visitenkarte von heute und das Minimum, das von einer guten Eventagentur in Berlin erwartet werden kann. Idealerweise sind Fotos oder sogar kurze Videos von vergangenen Events zu sehen und eine Liste mit Referenzen.
Die Website sollte auch Auskünfte über Spezialisierungen der Agentur geben. Gerade für junge Firmen der Berliner Start-up-Szene ist ein technisch versierter Partner unverzichtbar, der hybride Online-Offline-Events mit zuverlässigem Livestreaming organisieren und den Besuchern ein modernes digitales Erlebnis bieten kann.
Auch der Bereich Social Media Marketing darf nicht unterschätzt werden. Zwar geben sich die Deutschen hier seit Jahren wesentlich zurückhaltender als andere Länder, doch immerhin tummeln sich deutsche Nutzer im Schnitt 1 Stunde und 24 Minuten pro Tag auf Social-Media-Kanälen wie Instagram und TikTok. Eine gute Eventagentur muss diese Kanäle also zu bespielen wissen und sollte selbst dort präsent sein.
Finale Entscheidungsphase: das persönliche Treffen
Mit Hilfe der eigenen Checkliste und dem Besuch der Firmen-Websites lässt sich die Wahl der Eventagentur schon einmal enorm eingrenzen. Ähnlich wie bei der Partnersuche steht als nächstes das erste Date auf dem Programm. Dieses sollte am besten in den Firmenräumen der Agentur stattfinden. So lässt sich ein Eindruck von der Arbeitsweise bekommen. Sind die Geschäftsräume gepflegt und modern oder herrscht Chaos? Gibt es ein separates Zimmer für Gespräche und werden dabei Getränke angeboten? Auch der erste Ansprechpartner muss einen guten Eindruck machen. Nimmt sich die Person Zeit für das Gespräch, stellt interessierte Fragen und macht vielleicht schon Vorschläge für eine passende Location oder ein spannendes Konzept?
Nach diesen ersten Meetings bleiben dann in der Regel zwei oder drei Kandidaten übrig, die mit der Erstellung eines Angebotes beauftragt werden. Es ist völlig normal, dass das Angebot kostenpflichtig ist, denn die Eventagentur macht sich zu diesem Zeitpunkt bereits Arbeit. Bei Annahme des Angebotes wird die geleistete Zahlung dann verrechnet.
Bei der letztendlichen Entscheidung sollte jedoch nicht nur der Preis eine Rolle spielen, denn möglicherweise spart die Agentur bei der Qualität des Caterings oder bei der Anzahl der Mitarbeiter, die das Event betreuen. Dies hinterlässt wiederum einen schlechten Eindruck bei Firmenkunden und Geschäftspartnern, der vermieden werden sollte.
